Ik bouwde mijn eigen klantenportaal (en waarom)

Dit is precies waarvoor ik deze updates begon. Geen verhaal over wat een webshop kost, maar gewoon: kijk eens wat ik gebouwd heb. En misschien nog wel leuker, hoe het zo gegroeid is. Want dit klantenportaal begon niet als een uitgedacht plan. Het begon bij een blik op het scherm van iemand die ik bewonder.

Het begon bij Richard

Ik vraag regelmatig advies aan Richard Theuws, een ondernemer die ik als mentor zie. Op een dag zat ik bij hem en keek ik mee op zijn scherm. Hij liet me een offerte zien die hij zelf in HTML had gebouwd en op zijn eigen server hostte. Geen pdf als bijlage, maar een soort mini-website: een voorstel met een legenda waarin je alles kon doorklikken, en elk onderdeel hing meteen aan een voorbeeld. Strak, modern, helemaal in code.

Ik vond het meteen gaaf. En ik dacht: dit, als webdesigner, kan ik eigenlijk niet links laten liggen.

Mijn eerste poging was een los bestand

Dus dat ging ik ook maken. Voor een klant bouwde ik zo’n voorstel in HTML en ik stuurde het op als bestand. En toen kreeg ik de vraag terug die ik had kunnen zien aankomen: wat is dit, hoe open ik dit, hoe werkt het? Ik legde het uit, maar soepel ging het niet. Toen wist ik genoeg: een los bestand opsturen, dat is het ‘m niet. Dit moet ergens staan waar je gewoon naartoe klikt.

Dus ben ik het gaan hosten

Ik koos voor Railway om het op te zetten. Toevallig zit er bij mijn abonnement op Lenny’s Newsletter een hobby-plan van Railway, dus dat kwam mooi uit. Ik zette het voorstel erop, met een toegangscode ervoor. Werkte prima, totdat ik een paar dagen later een tweede bestand moest aanleveren.

Toen besefte ik: dan moet ik voor elk bestand weer een aparte code uitdelen. Dat schiet niet op. Dus dacht ik: weet je wat, dan bouw ik gewoon een klantenportaal.

Van losse documenten naar een echt dashboard

De eerste versie was simpel: alle documenten van mijn klant netjes bij elkaar, een stuk of drie, vier. En meteen al een inleverplek erbij, een gedeelde map waar de klant zijn eigen bestanden in kon zetten. Dat zat er vanaf dag één in.

Al snel liep ik tegen iets aan. Voor één klant heb ik vaak meerdere projecten tegelijk lopen, en die documenten kwamen allemaal door elkaar binnen. Onoverzichtelijk. Dus toen ben ik het echte dashboard gaan bouwen: documenten gegroepeerd per project, met filters en tags zodat je in één oogopslag ziet wat waar hoort en wat er nog op je wacht.

Alles op één plek, jij hoeft alleen te klikken

Het idee erachter is simpel: jij hoeft niks te openen, te downloaden of uit te zoeken. Je logt in met je eigen code en alles wat met jouw project te maken heeft staat er, bij elkaar en op volgorde. Geen bijlage in je mail die je een week later kwijt bent, geen vraag meer van “hoe open ik dit ook alweer”.

Wat je in je portaal tegenkomt, hangt af van waar we in zitten. Een paar voorbeelden:

• Je offerte als doorklikbaar voorstel. Geen pdf, maar een pagina waar elk onderdeel meteen aan een voorbeeld hangt, zodat je ziet wat je krijgt.
• Een audit van je website waarin ik punt voor punt laat zien wat er nu staat en wat beter kan.
• Websitevoorbeelden die ik als richting meestuur bij een voorstel. Zo zie je welke kant ik op denk en hoef je het niet uit een beschrijving te halen.
• Keuzeschermen waarin je zelf aanvinkt wat je het mooiste vindt, bijvoorbeeld een stijl of een foto, in plaats van het in woorden uit te moeten leggen.

Een aanleverlijst die je gewoon afvinkt

Aan het begin van een project moet er altijd van alles aangeleverd worden: je logo, je kleuren, je teksten, foto’s, toegang tot je domein. Vroeger zette ik dat in een mail en dan raakte het versnipperd. Nu staat het als een lijst in je portaal die je zelf afvinkt. Je ziet meteen wat geregeld is en wat nog op je wacht, en je vinkjes blijven bewaard, ook als je later terugkomt om de rest aan te vullen.

Feedback geven in het document zelf

Daarna kwam de functie waar ik zelf het meest blij mee ben. Ik kreeg telkens mailtjes met dingen die een klant graag anders wilde, en dan moest ik gaan uitzoeken welk stukje precies. Toen dacht ik: waarom kunnen ze dat niet gewoon meteen in het document zelf zeggen?

Nu open je een voorstel of een audit, klik je op een onderdeel, typ je je opmerking en sla je ‘m op. Je maakt er zo een paar achter elkaar, en als je klaar bent stuur je alles in één keer naar me toe. Bij mij komt dat netjes binnen op mijn telefoon en laptop via Telegram, zodat ik in één overzicht zie wat je anders wilt.

Bij elke aanpassing een veiligheidscheck

Omdat er klantdocumenten in het portaal staan, doe ik bij elke aanpassing een veiligheidscheck. Ik heb zelf geprobeerd binnen te komen waar het niet hoort, en ik controleer telkens opnieuw of alles netjes achter slot en grendel zit. Elke klant kan alleen bij zijn eigen documenten, en niets is voor de buitenwereld zichtbaar. Bij iedere update opnieuw, niet één keer en dan klaar.

En zo is het stap voor stap gegroeid: van een offerte op het scherm van Richard, naar een los HTML-bestand, naar een portaal waar mijn klanten gewoon inloggen en alles bij elkaar zien. Precies zoals ik ook websites bouw: niet tot het werkt, maar tot ik kan uitleggen waarom het morgen nog werkt.